1. Mar 2004

Cientistas da Xerox nos Estados Unidos acabam de inventar um software que pode "ler" documentos eletrônicos, classificá-los por assunto de acordo com uma categoria pré-definida, e proceder seu encaminhamento para uma determinada pessoa, por e-mail, implementando assim um sistema completo e inteiramente automático para gerenciamento eletrônico de informações. O software - que já possui licenças disponíveis - vai simplificar processos de organização e consulta de dados para empresas de todo o mundo a partir de uma nova ferramenta de indexação e categorização de informações estratégicas.

Imagine como pode ser fácil perder, por exemplo, em uma biblioteca, uma folha solta com informações valiosas. O mesmo pode acontecer com qualquer documento que não tenha sido devidamente categorizado, implicando muitas vezes, na recriação de todo o conteúdo do documento", explica Eric Gaussier, pesquisador do Xerox Research Centre Europe de Grenoble, na França.

"Nosso novo sistema pode ajudar a economizar tempo e dinheiro e ainda aumentar a produtividade das empresas. Ele ainda assegura a correta classificação do documento para melhorar e agilizar os resultados de uma futura consulta para recuperação de informações que forem importantes", complementa.

Uma das vantagens do novo sistema é a de fazer referências cruzadas estabelecendo subcategorias hierárquicas, fazendo a conexão de informações dispostas em múltiplos repositórios. Com isso, o sistema simplifica a busca e recuperação de dados estratégicos. A ferramenta também é capaz de "aprender" padrões de consulta e modificar automaticamente a classificação hierárquica dos documentos, assim como detectar tópicos e sugerir novas categorias de organização a seus usuários lidando com mais de 20 idiomas simultaneamente.

A partir de perfis predefinidos, o sistema estabelece ainda o roteamento automático de informações, podendo assim, por exemplo, redirecionar, mensagens de correio eletrônico para áreas específicas de interesse dentro de uma empresa, como departamentos de atendimento ao cliente, ou mesmo, descartar correspondências não-solicitadas.

O novo sistema amplia o portfólio de soluções da Xerox para processamento de documentos fazendo frente a uma importante questão que preocupa empresas em todo o mundo - o gerenciamento eletrônico de informações. O crescente volume de informações dentro das empresas tem tornado cada vez mais difícil encontrar dados específicos de rotina no dia-a-dia de trabalho. No mundo todo, mais de 7,5 bilhões de novos documentos são criados nos escritórios, resultando em mais de um trilhão de páginas a cada ano. Cerca de 610 bilhões de e-mails são enviados a cada 12 meses. Trinta e cinco por cento deles ainda são impressos. No entanto, um em cada cinco trabalhadores gasta pelo menos 60% do seu horário de trabalho lidando com documentos - o equivalente a 29 semanas por ano. Outras informações sobre a solução estão disponíveis em www.xerox.com/innovation.